Prof-Inet : Accueillir ses collaborateurs

Accueillir les collaborateurs

Lorsqu'on reçoit des invités chez soi, on tient compte de certaines règles de courtoisies. Il en est de même lorsqu'on accueille des collaborateurs.

Une règle élémentaire : accuser réception des messages reçus

Si votre projet suscite beaucoup de participation, le plus facile c'est de préparer une lettre générale qu'il vous suffira de copier de votre traitement de texte et de coller dans le corps d'un message pour l'expédier chaque fois que requis.

Rédigez votre lettre à l'aide de votre traitement de texte et sauvegardez-la. Même s'il s'agit d'une lettre « type », écrivez-la avec une personne à l'esprit et un ton enthousiaste et accueillant. Le contenu de la lettre dépendra de la nature de votre projet et de ce que vous devez communiquer aux participants dans ce premier message. Cela pourrait être...
- Un remerciement pour l'inscription reçue suivi de commentaires sur la suite des événements (activités à venir, échéances, détails sur le déroulement…).
- Un simple remerciement pour la contribution reçue et une petite note indiquant ce à quoi ils peuvent s'attendre maintenant.

Lorsque vous recevez un message qui requiert cette réponse, utilisez la fonction « Répondre à l'expéditeur » de votre logiciel de courriel. Cela dirigera le message automatiquement vers la bonne adresse. Puis,

Lancez votre traitement de texte et ouvrez votre fichier.
Sélectionnez la lettre au complet et Copiez la (à l'aide de la commande « Copier »dans votre menu d'Édition).
Passez à votre formulaire de courriel et Collez la lettre dans la fenêtre du corps du message, l'écran d'édition de votre réponse.
Au besoin, ajoutez quelques touches personnelles et effacez de larges pans du message initial afin de raccourcir votre réponse. (Le message initial contient habituellement le symbole > devant chaque ligne pour le différencier de votre réponse.)
Expédiez votre lettre.

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